Aflevering 4: De kunst van het ophouden

Inleiding

Inspiratie en stilte is een van de kernwaarden van Loopbaanparadox. In samenhang hiermee schrijf ik in de komende jaren verschillende blogseries. Na de eerste serie Stilte en bezieling volgt nu Timemanagement.

In de blogserie Timemanagement bied ik inspiratie op basis van het benedictijnse gedachtegoed. Het gaat hierbij om vragen als: hoe ga ik om met mijn taken en tijd? Het blog van vandaag gaat over stoppen met een taak. Hoe doe je dat?

Elk blog sluit af met een groeivraag. Wanneer hierdoor persoonlijke dilemma’s of ervaringen naar boven komen, is mailen hierover altijd kosteloos mogelijk ( cora@loopbaanparadox.nl ).

Citaten

“De benedictijnse monnik wordt tot een andere taak geroepen door het luiden van de  klok. Dat betekent dat op het moment dat de klok luidt, de monnik de taak afrondt in zijn hoofd, in zijn hart en in fysieke en materiële zin. (…) Daar waar men mee aan het werk was, wordt letterlijk losgelaten. Daarmee wordt mentaal, psychisch en fysiek ruimte gemaakt voor een ander taak. 

Op ons werk hebben we geen gebeier van de klok waardoor we herinnerd worden aan een volgende taak die op ons wacht. Wel kunnen we andere manieren zoeken die ons helpen om onze dag in tijdvlakken op te delen. Denk aan een elektronische agenda die een signaal afgeeft op het moment dat je aan een nieuwe taak moet beginnen.” (Hulst, 2010, p. 61-62)

“Voor het afronden van een taak of werkdag heb je tijd nodig. Hier wat tips om je taak en je werkdag op een gecontroleerde en bewust manier af te ronden:

• Leer denken in afgeronde stukjes werk.
• Neem voor het afronden van een taak ruimschoots de tijd en neem afrondtijd dus mee in de planning.
• Zet een wekker of stel je horloge, je smartphone of je digitale agenda in.
• Als het belletje uit je pc of smartphone gaat, begin dan met stoppen.
• Maak je zin af en werp er een laatste blik op.
• Sla je document direct op de juiste plek op.
• Berg je bijbehorende fysieke documenten op in het archief of in de kast.
• Maak een notitie in je digitale agenda / takenlijst of je papieren agenda of to-do-blok van de dingen die je nog moet doen voor de specifieke taak.” (Hulst, 2010, p. 61-62)

De kunst van het ophouden binnen je eigen organisatie

Of je nu werkgever of werknemer bent, stoppen met een taak voor je aan een nieuwe taak begint, is mijns inziens belangrijk om drie redenen:

1. Wanneer we taken met een rustpauze achter elkaar uitvoeren, scheppen we veel ruimte in tijd en concentratie. Wanneer we ons helemaal concentreren op een taak, die afsluiten en ons vervolgens concentreren op de volgende taak, zullen we beide taken beter doen en mogelijk ook in minder tijd.
2. Wanneer we een taak echt afsluiten, blijft deze minder in ons hoofd hangen. Dit zal ons als werkgever en werknemer helpen om echte aandacht te hebben voor de mensen met wie we werken. Het gesprek met hen kan dan de volle aandacht krijgen. We luisteren niet met een half, maar met een heel oor. Dit komt de kwaliteit van onze communicatie ten goede.
3. Wanneer we onze werk- en privétijd op deze manier afsluiten, zijn we op het werk niet met privé bezig en tijdens onze privétijd niet met het werk. Dat zorgt ervoor dat we effectiever werken. Tegelijk leidt dit ertoe dat onze vrije tijd ook echt vrije tijd is. En dat lijkt mij een grote kwaliteitsverbetering!

Ga eens na hoe het zit met de kunst van het ophouden binnen je eigen organisatie. Organiseer een gesprek met je werknemers en ga met elkaar hoe iedereen zijn of haar taken en/of werkdag afsluit. Waar zou winst geboekt kunnen worden? Schrijf met elkaar leerdoelen op en evalueer na een tijdje. Wat is het effect?

Seb

Seb zit slecht in zijn vel. Hij slaapt slecht, eet matig, voelt zich down en thuis komt er bijna niets uit zijn handen. Tijdens een gesprek met zijn werkgever komt dit ter sprake. Als ze hierover doorpraten, ontdekt de werkgever dat Seb veel piekert en ook erg twijfelt over de kwaliteit van zijn werk. Dit terwijl hij Seb juist een van de beste werknemers vindt. Deze beelden stroken niet met elkaar. De werkgever biedt Seb aan om eens wat gesprekken met iemand te hebben. Hoewel hij het ontzettend spannend vindt, besluit hij om het aanbod van zijn baas aan te nemen. Zo komt hij bij mij.

We nemen drie gesprekken om een goed beeld te vormen. Seb twijfelt over de kwaliteit van zijn werk, terwijl zijn baas erg tevreden is over het werk van Seb. Hier confronteer ik Seb mee. Seb geeft aan dat de baas dit ook tegen hem heeft gezegd. Of het nu gezegd wordt of niet, Seb krijgt het andere verhaal niet uit zijn hoofd. Daar piekert hij ’s avonds over. Vervolgens eet hij slecht en slaapt hij slecht, waardoor een negatieve spiraal ontstaat. We gaan zoeken hoe we dit patroon kunnen doorbreken.

Ik geef Seb als opdracht mee dat hij als hij thuiskomt eerst eet en dan even rustig gaat zitten. Wanneer hij gaat zitten, schrijft hij drie punten van die dag op waarover hij tevreden is. Meer niet en minder niet. Hij mag niet opschrijven wat voor zijn gevoel allemaal misging.

Al na twee maanden gaat het veel beter met Seb. Door zijn dag af te sluiten met een ritueel – het opschrijven van wat goedging– kan hij de dag beter loslaten en positiever naar de dag kijken. Seb geniet nu meer van zijn avond en slaapt goed.

Conclusie

Wanneer je een taak bewust afrondt voor je aan een nieuwe taak begint, of wanneer je je werkdag op een goede manier afsluit, kan er een positieve spiraal ontstaan. Taken afronden creëert meer rust, waardoor je werk overzichtelijker wordt, waardoor je meer gevoel van regie hebt waardoor je zelfrespect toeneemt. Ik durf te zeggen: altijd!

Groeivraag

Stoppen kun je leren! Welke effectiviteitsslag wil jij maken? Kijk eens naar de voorbeelden in de citaten. Hoe zou jij dit concreet kunnen invullen?

Volgende week

Dit was de vierde aflevering binnen deze serie rondom timemanagement. Volgende week gaat het over een gezond dagritme: aandacht voor de seizoen van de dag. Tot dan!

Bronnen

Derckse, Wil (2003), Een leefregel voor beginners. Benedictijnse spiritualiteit voor het dagelijks leven, Tielt: Lannoo.

Hulst, Denise (2010), Een volle agenda, maar nooit meer druk. Benedictijns timemanagement, Kampen: Uitgeverij Ten Have.

Over het blog

De missie van Loopbaanparadox is: “Kwetsbaarheid is kracht. Menselijk maatwerk in duurzaam, inspirerend en ambachtelijk loopbaan- en studiekeuzeadvies”. Het blog draagt in dit kader kennis, inspiratie en deskundigheid over en verschijnt iedere maandag.

De foto is een coproductie van Marcel Sjoers, ergotherapeut en fotograaf (www.marcelsjoers.nl) en Cora van Rossum, loopbaanadviseur, coach, ergotherapeut en pastoraal werker (www.loopbaanparadox.nl). De foto’s zijn te bestellen bij Marcel Sjoers via marcel@marcelsjoers.nl

Dit blog staat onder redactie van Marleen Schoonderwoerd ( http://www.linkedin.com/in/marleenschoonderwoerd ), redacteur.

Cora van Rossum – www.loopbaanparadox.nl –  5-1-2015