Aflevering 1: Je werkdag indelen

Inleiding
Inspiratie en stilte is een van de kernwaarden van Loopbaanparadox. In samenhang hiermee schrijf ik in de komende jaren verschillende blogseries. Na de eerste serie Stilte en bezieling volgt nu Timemanagement.

In de blogserie Timemanagement bied ik inspiratie op basis van het benedictijnse gedachtegoed. Het gaat hierbij om vragen als: hoe ga ik om met mijn taken en tijd? De eerste blog gaat over het indelen van je werkdag. Hoe doe je dat op een goede manier?

Elk blog sluit af met een groeivraag. Wanneer hierdoor persoonlijke dilemma’s of ervaringen naar boven komen, is mailen hierover altijd kosteloos mogelijk ( cora@loopbaanparadox.nl ).

Citaten
Haaks op het multitasking staat de gedachte van sequentieel monotasking. We pakken een taak aan en ronden deze af. Vervolgens pakken we een volgende taak op en ronden die af. Op die manier blijven we met onze aandacht bij datgene wat we moeten doen. Wat de voordelen hiervan zijn? We ronden onze taken makkelijker af en doordat we minder fouten maken, worden herhalingen vermeden. Bovendien neemt de kwaliteit van ons werk toe en zijn we tevreden over ons werk. We zijn energieker, kunnen langer en geconcentreerder werken en sluiten onze werkdag fitter af (Hulst, 2010, p. 21).

Als het gaat om de vraag hoe je ideale werkdag eruit gaat zien, geldt er maar één motto: Hoe Concreter Hoe Beter. Een paar voorbeelden van kleine stapjes die je kunt nemen:

• E-mail een vaste plek in je agenda geven.
• Lunchpauze nemen en dat ook echt gaan doen.
• Tijd nemen om koffie te drinken.
• Tijd nemen om thee te drinken.
• Tijd nemen om kleine klusjes af te handelen en daar bureautijd voor reserveren.
• Aan het einde van de dag rustig afsluiten en terugblikken.
• Bij het afsluiten je hoofd leegmaken door dat wat erin zit in de takenlijst te zetten of op het to-do-blok.
• Aandacht hebben voor de werkzaamheden waarmee je bezig bent. Vraag ook gerust aan collega’s of je op een later tijdstip, in alle rust, hun vragen mag beantwoorden.
• Bewust een taak afronden.
• Bewust even in de tussentijd verkeren; nadat je een taak hebt afgerond en voordat je en nieuwe taak gaat aanvatten.
• Bewust een nieuwe taak aanvangen.
• Elke dag twintig minuten leespauze nemen en dit voor zover mogelijk een vaste plek geven in de dag of in de week. (Hulst, 2010, p. 27-28)

Je werkdag indelen binnen je organisatie
Ik geloof dat we in onze maatschappij allemaal wel iets herkennen van tijdsdruk. We hebben veel taken op ons bord, krijgen voortdurend input via e-mail, telefoon en andere media, krijgen onze taken vaak niet af en hebben zo voortdurend het gevoel achter de feiten aan te lopen. Dit beïnvloedt ons als persoon, het beïnvloedt ons werk en het beïnvloedt ons als organisaties. Je krijgt je taak niet af, je werk versnippert, doet dingen door elkaar en hebt minder regie. Dit geeft onvrede en onduidelijkheid.

Allerlei timemanagementcursussen proberen ons hierbij te helpen. Toch geloof ik slechts ten dele in de nut en noodzaak hiervan. Trainers bij dergelijke cursussen reiken vaak allerlei structuren en ideeën aan. Maar hoewel de ideeën goed zijn, blijven dit vaak ideeën van buitenaf, ideeën van anderen. Mijns inziens is het van belang dat de ideeën ook van binnenuit komen. Ik ga bij mensen na welke waarden in hun leven belangrijk zijn. Wanneer een bestuurder als eerste waarde heeft, dat hij zichtbaar en bereikbaar is voor zijn mensen, maar er hangt altijd een telefoon aan zijn oor, conflicteert dit. Vanuit intrinsieke waarden wordt kiezen makkelijker.

Zelf kies ik om met volle aandacht bij gesprekken te zijn. Gesprekken met mijn klanten, collega’s, opdrachtgevers en netwerkpartners. Dat betekent dat tijdens een gesprek, met wie dan ook, mijn telefoon uit staat.

Stel, je bent leidinggevende. Een idee zou kunnen zijn om aan de hand van het boekje Een volle agenda, maar nooit druk van Denise Hulst (zie de citaten hierboven) eens een teambijeenkomst te organiseren. Je bespreekt dit boek in één of meerdere bijeenkomsten en laat iedere deelnemer vervolgens persoonlijke en teamdoelen stellen ten aanzien van de dagindeling en de verdeling van taken. Een paar weken later kom je hier concreet op terug. In hoeverre heb je je doelen gehaald? Wat lukte wel, wat niet? Wat zou je helpen om je doelen wel te behalen? Hiermee help je elkaar om te groeien in het creëren van een goede dagindeling.

Ik geloof dat je dan als bedrijf en organisatie meer rust creëert als je duidelijke doelen stelt. Ik durf verder te gaan. Ik geloof zelfs dat je economische winst boekt. Mag ik je uitdagen?

Bas
Bas is bedrijfsleider in een klein bedrijf in de elektrotechniek. Dit bedrijf is onderdeel van een grote keten. Zijn bedrijf staat onder grote druk, want het is al jaren niet winstgevend. Het hoofdkantoor draait de duimschroeven stevig aan. Tijdens de eerste drie jaar dat Bas er werkte, heeft hij zeven mensen moeten ontslaan. Toen hij bedrijfsleider werd, was bekend dat het een zeer problematisch team was, waar veel aan de hand was. Dit had al een aantal voorgangers gekost. Tegelijk was deze functie voor Bas een promotie. Hij had als assistent-bedrijfsleider in een ander bedrijf gewerkt. Voor hem was dit de kans om bedrijfsleider te worden.

Bas komt bij mij voor coaching als hij twee jaar in deze functie heeft gewerkt. Bas voelt zich overbelast en weet niet hoe hij de ballen in de lucht moet houden.
We stelden heel concrete leerdoelen op. Na een jaar coaching lukt het Bas steeds beter om de taken die niet bij hem horen, bij zijn team terug te leggen. Ook plant hij bewust tijd in voor bepaalde taken die hij echt wil doen. Het is een begin. Bas zal tijd nodig hebben om deze houding verder te versterken. Het zal een doorgaand leerproces zijn.

Aan het einde van ons traject was de vestiging waarvoor Bas werkte voor het eerst in jaren een keer in de zwarte cijfers geëindigd! Dat was voor Bas een prachtig resultaat!

Conclusie
We werken effectiever wanneer we goede keuzes maken in de taken die we wel en niet op ons nemen. Dit geeft meer rust naar de werkgever, naar de organisatie en naar onszelf. Het leidt tot economisch én persoonlijk rendement. Want ook ons zelfrespect neemt toe.

Groeivraag
Hoe zit het met jouw agenda en de verdeling van de taken over je dag? Als je het bovenstaande leest, waaraan zou je dan willen werken? Hoe ga je dat doen?

Volgende week
Dit was de eerste aflevering van deze serie over timemanagement. Volgende week een blog over de kunst van het beginnen. Tot dan!

Bronnen
Derckse, Wil (2003), Een leefregel voor beginners. Benedictijnse spiritualiteit voor het dagelijks leven, Tielt: Lannoo.
Hulst, Denise (2010), Een volle agenda, maar nooit meer druk. Benedictijns timemanagement, Kampen: Uitgeverij Ten Have.

Over het blog
De missie van Loopbaanparadox is: “Kwetsbaarheid is kracht. Menselijk maatwerk in duurzaam, inspirerend en ambachtelijk loopbaan- en studiekeuzeadvies”. Het blog draagt in dit kader kennis, inspiratie en deskundigheid over en verschijnt iedere maandag.

De foto is een coproductie van Marcel Sjoers, ergotherapeut en fotograaf (www.marcelsjoers.nl) en Cora van Rossum, loopbaanadviseur, coach, ergotherapeut en pastoraal werker (www.loopbaanparadox.nl). De foto’s zijn te bestellen bij Marcel Sjoers via marcel@marcelsjoers.nl

Dit blog staat onder redactie van Marleen Schoonderwoerd ( http://www.linkedin.com/in/marleenschoonderwoerd ), redacteur.

Cora van Rossum – www.loopbaanparadox.nl – 01-12-2014